Вы часто мечетесь, пытаясь успеть куда-нибудь или успеть к дедлайну? Вы чувствуете, что постоянно опаздываете, не справляетесь со своими обязанностями?

Тогда вам следует подумать о том, чтобы тщательно подумать, как вы планируете свою работу и повышаете свои организационные навыки.

Без надлежащей организации вы не сможете наслаждаться полноценным и сбалансированным днем (и, возможно, даже образом жизни). Вы также можете страдать от недостатка мотивации и смены настроения.

Но вопрос в том, как вы улучшаете свое ежедневное планирование? С таким количеством советов и хитростей по всему Интернету трудно решить, какие из них будут эффективными. И, учитывая весь стресс в течение дня, вам может быть трудно выбрать подходящее время для начала действия.

Эта статья содержит два замечательных метода планирования вашего времени, а также советы по организации и указания о том, как организовать свой день, чтобы быть более продуктивным.
Содержание

Как организовать свой день: Наиболее эффективные методы
Метод № 1: Выполнение задач (GTD)
Метод № 2: Расписание Да Винчи
5 Простых советов, как лучше организовать Свой рабочий день
1. Напишите
2. Планируйте заранее
3. Очистите свое рабочее пространство
4. Не выполняйте многозадачность
5. Доверяйте правилу 80-20
6. Управляйте своей электронной почтой
Вывод
Об авторе:

Как организовать свой день: Наиболее эффективные методы

Существуют разные подходы к организации вашего дня. Мы выбрали два выдающихся подхода и, используя их, вы сможете управлять своим рабочим временем с большей продуктивностью.

Метод № 1: Выполнение задач (GTD)

Вы:

• Чувствуете себя подавленным количеством задач, которые вам нужно выполнить?
• Беспокоитесь о том, что забудете мелкие детали?
• Носите много шляп на работе и в жизни (выполняете много разноплановых задач)?
• Начинаете много проектов, но испытываете проблемы с их завершением?

Вам нужно взять несколько советов у Дэвида Аллена, создателя GTD, и научиться правильно организовывать свои рабочие задачи (и все другие задачи)!

Система управления задачами GTD основана на простой истине: чем больше задач у вас в списке, тем сложнее вам решить, что требует внимания. Это также может заставить вас тратить больше времени на обдумывание своих задач, чем на их выполнение. В результате вы можете оказаться в состоянии стресса и подавленности.

Аллен заметил, что человеческий мозг гораздо лучше обрабатывает информацию, чем хранит ее, и он включил эту важную деталь в методологию GTD, которая должна помочь вам избавиться от всего умственного беспорядка и успевать делать все вовремя. Эта система включает в себя настройку рабочего процесса и вы сможете сами определить задачи, над которыми вам следует работать в определенный момент, не беспокоясь о том, что вы что — то забудете.

Метод GTD состоит из пяти простых практик, которые помогут вам систематизировать беспорядок в вашем мозгу и организовать свой день:

• Записать. В духе “Мне нужно это сделать” или “Это должно произойти в такое то время». Все, что бы вам ни приходило в голову, зафиксируйте это на бумаге. Если что-то ускользает от вашей записной книжки, это ускользает от вашего внимания.
• Уточнить. Проработайте все, что вы записали (просто не пытайтесь сделать это прямо сейчас!), спланируйте следующие шаги. Решите, к какой категории лучше подходит ваша задача: это дело, проект или следующее действие?
• Организовать. Положите всё на свои места. Добавляйте важные даты в свой календарь, назначайте задачи другим людям и решайте свои собственные.
• Обзор. Следите за своими списками и не забывайте их пересматривать и обновлять.
• Вовлечение. Начните работать над задачами, которые имеют наибольшее значение!

GTD требует научиться тому, как планировать и организовывать заранее. Но в долгосрочной перспективе это определенно окупится. С помощью этого метода вам никогда не придется беспокоиться о том, что вы пропустите встречу или забудете о крайнем сроке выполнения задания. Вместо этого вы разберетесь со всеми своими задачами и сможете правильно расставить приоритеты.

Теперь давайте подробно рассмотрим каждую практику!

Шаг 1: Записать

Первый и самый важный шаг к GTD — перестать хранить всю информацию и ваши ежедневные задачи в голове. Вместо этого соберите и сохраните все ваши задачи, идеи в “папке входящих” — физической записной книжке или цифровом приложении, таком как планировщик, календарь или приложение для управления задачами. Фиксируя свои мысли, вы, наконец, сможете уменьшить свой ментальный беспорядок. Пока что вы не беспокойтесь об организации этих задач и предметов! Это будет один из следующих шагов.

Совет: Когда вы только начинаете с GTD, рекомендуется записать все, что вам может понадобиться в будущем, и сохранить это в своих записях.
Сделайте свои задачи конкретными и действенными

Шаг 2: Уточните

Теперь мы переходим к той части, где вы узнаете, как организовать свой рабочий день и отсортировать все в своем почтовом ящике. Просмотрите каждый элемент в своем почтовом ящике и примените к нему один из следующих методов:

• Если задание занимает менее 2 минут, выполните его немедленно.
• Если задачу можно делегировать, поручите ее кому-нибудь другому.
• Запишите дату выполнения, если дело должно быть завершен в определенную дату или время.
• Если задача сложная, определите следующие действия и шаги, которые вам необходимо предпринять, чтобы двигаться вперед.

Всегда старайтесь добавлять в свои задачи как можно больше информации и делайте их выполнимыми.

Шаг 3: Организуйте

После того, как вы запишете все свои задачи и добавите в них как можно больше информации, пришло время разобраться в них. Существует множество способов организации ваших задач с помощью метода GTD, но наиболее распространенным является использование комбинации ярлыков, как в Todoist или Asana.

Вам нужно разделить элементы на разовые задачи и проекты. Согласно философии GTD, проект — это любая задача, для выполнения которой требуется несколько шагов. Обязательно запишите свои следующие шаги для каждой задачи и добавьте дату выполнения (если она есть). Например, в Асане этот шаг будет отражен в создании карточки задач и подзадач в ней.

Шаг 4: Обзор

Каждую неделю выделяйте время, чтобы просмотреть все свои задачи, вычеркнуть все, что вы выполнили, добавить и организовать новые задачи, а также определить следующие действия. Аллен называет этот шаг “критическим фактором успеха”. Постоянный обзор и обновление ваших задач гарантирует, что вы не просто выполняете свои задачи, а делаете их правильно.

Шаг 5: Вовлекайте

Это та часть, когда все время, которое вы отводите на планирование своей работы, окупается. К этому шагу вы должны были разработать систему, полную практических задач, которые организованы в логические категории.

Поэтому, когда вы начнете работать, вы не будете задаваться вопросом “Что мне делать дальше?”. Вы исключили это мышление из общей картины, записав все свои задачи на физическую бумагу и, оформив их в действенный план. В довершение всего, вы избавились от всего умственного беспорядка, который вас напрягал.

Инструменты GTD

Вот еще несколько советов, которые необходимо внедрить и, которые помогут вам быстрее освоить этот метод.

Списки GTD

Чтобы начать работу с GTD, вам необходимо четко определить и эффективно организовать свои задачи. Лучший способ сделать это — составить списки на бумаге или с помощью программного обеспечения для управления задачами на вашем телефоне или ноутбуке. Существует несколько типов списков, которые вы можете составить:

• Список “в”. Это первый, основной, беспорядочный список, который вы составляете. Используйте его, чтобы фиксировать мысли и задачи по мере того, как они приходят вам в голову. Не стесняйтесь записывать все в блокнот или смартфон. У вас даже может быть несколько списков “в”; например, один в планировщике и один на вашем телефоне. Как только вы запишете все свои задачи, начните распределять их по приоритетам.
• Список “следующие действия”. Список “следующие действия” должен содержать пункты, которые вы должны выполнить как можно скорее. Вы можете упорядочить элементы в этом списке в зависимости от их приоритета, срока выполнения и, возможно, от того, как скоро вы сможете их выполнить. Помните, что вы всегда должны выполнять короткие задания (те, которые занимают менее двух минут) немедленно.
• Список “ожидание”. Этот список следует использовать для всех задач, которые вы делегировали другим, или задач, которые еще не могут быть выполнены, потому что кому-то нужно сначала сделать что-то другое. Вот один полезный совет для этого списка. Всегда записывайте текущую дату, когда вы записываете задачу. Таким образом, вы можете написать своим коллегам по электронной почте и сказать что-то вроде: “Я все еще жду отчета, который вы сказали, что скоро закончите. Это было 18 дней назад!”
• Список “когда-нибудь/может быть”. Этот список предназначен для всех проектов, которые вы хотите когда-нибудь реализовать, но они не имеют большого значения. Вы можете записать в этот список такие пункты, как “заменить уродливую картину в гостиной” или “завести свой собственный блог”. Несмотря на то, что задачи в этом списке не имеют первостепенного значения, вы все равно должны просматривать этот список еженедельно, убедитесь, что вы не забыли об этих задачах, и начните работать над ними, когда у вас будет немного времени!

Календарь

Календарь отлично подходит для всех тех задач, которые зависят от времени и даты. Таким образом, вы сможете лучше расставлять приоритеты в своих задачах. Задачи, которые не нужно выполнять в ближайшее время, останутся в вашем списке “следующие действия”, так что вы сможете справиться с ними позже. Если вам не нравится держать календарь на стене или столе, вам следует попробовать использовать Google Календарь.

Папка для чтения/просмотра

Вполне вероятно, что у вас будет несколько задач “прочитать [что-то]” в одном из ваших списков. Папка для чтения/просмотра пригодится в таких случаях. Это может быть физическая или цифровая папка, в которой будут содержаться все документы, бумаги или книги, которые вам нужно прочитать. Идея этой папки заключается в том, чтобы всегда иметь этот материал в вашем распоряжении, когда у вас есть несколько минут, чтобы убить время в общественном транспорте и т.д.

GTD — это методология повышения производительности, которая может превратить вашу жизнь из хаотического беспорядка в сбалансированный и полноценный образ жизни.
GTD поможет вам организовать ваши рабочие задачи, а также остальную часть вашего дня, так как это также влияет на то, насколько хорошо вы выполняете свою работу.

Метод № 2: Расписание Да Винчи

Расписание Да Винчи — это второй метод, который поможет вам научиться более эффективно планировать и организовывать. Разработанный Адрианом Илиопулусом, этот метод позволит вам создавать расписания, которые сделают вашу жизнь более целенаправленной, веселой и творческой.

Основная идея “Расписания Да Винчи” состоит в том, чтобы научиться:

• Будьте изобретательны и входите в «поток жизни» каждый день.
• Не позволяйте прерываниям разрушать ваш «поток жизни».
• Перестаньте откладывать дела на потом и займитесь делом.
• Убедитесь, что вы не испытываете эмоционального выгорания.
• Правильно сбалансируйте работу и отдых.

Ты знал? Требуется 23 минуты и 15 секунд, чтобы вернуться в нужное русло после того, как его прервали.

Расписание Da Vinci может помочь вам убедиться, что вы не перегружены работой, поскольку оно контролирует вашу повседневную деятельность таким образом, чтобы у вас было время для более сложных и легких задач, а также достаточно времени для ежедневного отдыха.

Как организовать свой день с помощью расписания Da Vinci

Многие люди советуют вам начать планировать свою неделю в понедельник, но является ли это лучшей идеей?
Создатель расписания Da Vinci рекомендует начать планирование в воскресенье вечером. Как он отметил, понедельник эквивалентен ранним утренним часам, но в течение недели. Наши умы всегда отдыхают по утрам и могут обеспечить большую производительность.
“Ранние часы” недели-понедельник, вторник и среда. Итак, чтобы воспользоваться преимуществами этих дней, вам следует спланировать свои задачи на воскресенье.

Как отмечает Адриан, самая сложная часть планирования — это определение приоритетов. Он рекомендует вам быть честным с самим собой и тщательно классифицировать задачи в соответствии с их важностью и объемом работы, которую вам необходимо выполнить.

Вот как выглядит ежедневное и еженедельное расписание Адриана.

Убедитесь, что у вас есть план на следующий день
Как видите, каждый день состоит из одних и тех же элементов:

1. Утренняя Рутина
2. Жесткая Работа
3. Мягкая Работа
4. Административная Работа
5. Зал
6. Общественная Работа
7. Играть

Теперь давайте объясним каждый из них более подробно.

Утренняя Рутина

Важно правильно начинать каждый день. Вместо того чтобы спать и спешить на работу, придумайте распорядок дня, который поможет вам проснуться и делать все, что вам нравится, — завтракать, пить кофе или даже бегать. Это мелочи, которые могут существенно изменить ваш день. Вы также можете придумать ночной распорядок дня, который поможет вам расслабиться перед сном. У всех успешных людей есть ночной распорядок, и у вас тоже должен быть такой!

Глубокая Работа

Глубокая работа делится на две категории — тяжелая работа и мягкая работа. Тяжелая работа относится ко всем задачам, которые вы считаете сложными, в то время как мягкая работа-это все те задачи, которые легче выполнять. Обязательно выполняйте глубокую тяжелую работу с понедельника по среду и мягкую работу в четверг и пятницу.

Административная Работа

Работа включает в себя такие задачи, как ответы на электронные письма, планирование и посещение совещаний, организация документов, заказ расходных материалов и т.д. Важно рассчитать, сколько времени занимает выполнение этих задач, чтобы вы могли выделять на них время каждый день.

Физические упражнения, Общение и игры

Чтобы предотвратить выгорание, вам нужно каждый день выделять время, чтобы вы могли расслабиться, провести время с друзьями и семьей и поиграть. Игра означает выполнение всех действий, которые вам нравятся, от буквальной игры до просмотра фильмов или чтения книги.

Расписание Da Vinci немного отличается от метода GTD, так как оно охватывает весь день и позволяет вам создавать распорядок дня. Однако этот метод не позволяет детально решать задачи организации в течение рабочего дня, что делает GTD. Таким образом, объединив эти два метода, вы сможете сделать систему более сбалансированной и организовать весь ваш день. Вы будете делать все в отведенное для работы время и расслабляться в утренней рутине и во время игр, чтобы не перегорать.

5 Простых советов, как лучше организовать Свой рабочий день

Если вам не нравятся эти два метода, вот еще один совет о том, как организовать рабочие задачи.

1. Напишите

Потратьте 5-10 минут в конце рабочего дня, чтобы написать в дневнике и оценить день. В наших головах происходит так много всего, что почти невозможно обработать и собрать мысли без какой-либо формы выхода. В конце рабочего дня большинство людей хотят быстрее убежать домой и, тем самым, принести свою работу и связанные с ней стрессы домой. Исследование психологов Калифорнийского университета в Лос Анджелесе показало, что вербализация ваших чувств — говорите ли вы с кем-то или записываете их помогает гарантировать, что любые негативные эмоции будут гораздо менее интенсивными. Поэтому вместо того, чтобы приносить с собой домой гнев или стресс, оставьте это в своем блокноте.

Кроме того, записывая конкретные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, ваше подсознание начнет работать над поиском корректирующих решений, пока вы спите ночью, чтобы вы могли проснуться свежими и мотивированными для решения дневных задач.
Письмо — это отличный способ организовать свой рабочий день. Узнайте, как избавиться от беспорядка в вашей работе и задачах с помощью этих простых советов.

2. Планируйте заранее

Теперь, когда вы освободились от всего гнева и разочарования, вы можете планировать день на будущее, чтобы повысить вероятность того, что все пройдет гладко. Достаньте еще один блокнот и запишите свои задачи на завтра в порядке важности, а затем покиньте офис, зная, что ваше подсознание позаботится об остальном и позаботится о том, чтобы вы будете делать, когда придете на работу завтра.

Если вы тот, кто полагается на свой компьютер, то вы можете начать этап планирования с использования ежедневного бесплатного планировщика. Просто настройте его в соответствии с вашими потребностями и сэкономьте несколько часов на выполнение других задач.

Проблемы и отвлекающие факторы всегда будут возникать, поэтому будьте реалистичны в своих целях — и, если вы потерпите неудачу, не корите себя. Просто не забудьте поставить его на первое место в завтрашнем списке.

3. Очистите свое рабочее пространство

Загроможденное рабочее пространство = загроможденный разум. Если на вашем столе беспорядок, как вы можете ожидать, что ваш рабочий день пройдет без нежелательных отвлекающих факторов? Организуйте свой рабочий стол так же, как вы хотели бы организовать свой разум: без беспорядка и отвлекающих факторов.

То же самое относится и к вашему рабочему столу. Не загромождайте свой рабочий стол, чтобы легко справляться со своими задачами.

4. Не нужно многозадачности

Согласно исследованию, проведенному Калифорнийским университетом, в среднем требуется 23 минуты и 15 секунд, чтобы вернуться к выполнению задачи, как только вы отвлеклись от нее. Поэтому, когда вы приступаете к выполнению задачи, обязательно освободите себя от всех отвлекающих факторов. Это означает, что никаких социальных сетей, электронной почты, интернета и т.д. до тех пор, пока задача не будет завершена или не пройдет отведенное на нее время. Используйте таймер и начните с одного часа непрерывной работы. Если окружающий шум слишком сильный, включите немного музыки, чтобы сгладить отвлекающие факторы и помочь вам сосредоточиться. Расскажите своим коллегам, что вы делаете, и попросите их не беспокоить вас, если дело может подождать.

5. Доверяйте правилу 80-20

Большая часть того, что мы делаем, не так уж и важна, но поскольку это проще и может обеспечить нам мгновенный выброс дофамина, мы склонны тратить слишком много времени на простые задачи, откладывая выполнение более сложных и важных. Это создает ненужную борьбу. Решая в первую очередь более важные задачи, когда дело доходит до выполнения других менее значимых задач, вы сможете делать это с большим чувством выполненного долга и удовлетворения.

Вывод

Применяя эти простые советы, чтобы лучше организовать свой рабочий день, вы получите ряд преимуществ, которые помогут вам оставить работу на работе, выйти вовремя и спать по ночам. Если задачи не имеют первостепенной важности, не берите свою работу с собой домой. Вы, скорее всего, столкнетесь с сопротивлением со стороны самого себя, но если вы будете придерживаться этого, со временем вы увидите, что ваша производительность и качество работы повысятся, а также качество вашей жизни. Беспроигрышный вариант для всех.

Об авторе:

Ники Каллен — писатель и тренер по управлению стрессом.

Как лучше всего организовать свой день?

Лучший способ организовать свой день — это записать все свои задачи, составить план действий для каждой задачи и постоянно обновлять свой планировщик. Обязательно отсортируйте задачи по приоритетам и укажите сроки выполнения, чтобы никогда не пропустить крайний срок или важную встречу.

Как я могу организовать свой день дома?

Лучший способ организовать свой день дома-это планировать заранее, составлять список дел и сортировать свои задачи по приоритетам. Запишите план действий для каждого пункта в вашем списке. Кроме того, обязательно включите время для отдыха в свой ежедневный план, чтобы предотвратить эмоциональное выгорание.

Как вы организовываете свой ежедневный график?

Чтобы упорядочить свой ежедневный график, вам следует выполнить следующие действия:

1. Планируйте свой день и ежедневные задачи заранее.
2. Организуйте свои задачи по приоритетности и сложности.
3. Немедленно выполняйте задания, требующие менее 2 минут.
4. Используйте планировщик или приложение, чтобы быть в курсе вашего расписания.
5. Используйте свое время с умом и решайте крупные задачи первым делом с утра.
6. Немедленно запишите планы и встречи.
7. Попробуйте GTD и расписание Da Vinci, чтобы повысить свои организационные навыки.

Как мне спланировать свой день?

Вот как эффективно спланировать свой день и извлечь из него максимальную пользу:

– Начните свой день с утреннего ритуала, вместо того чтобы спать.
– Планируйте свой день и свои задачи на будущее.
– Запишите все свои задачи и отсортируйте их по приоритету.
– Используйте планировщик или приложение, чтобы быть в курсе вашего расписания.
– Попробуйте применить правило 52-17, чтобы повысить свою производительность.
– Используйте свое время с умом и решайте крупные задачи первым делом с утра.
– Выделите время для отдыха в конце дня.

Другие методики эффективности от известных людей для скачивания:

Метод Тима Феррисса
Метод Франческо Чирилло
Метод Стивена Кови
Метод Глеба Архангельского
Метод Бенджамина Франклина
Метод Дэвида Аллена